جلسه از راه دور چیست؟
جلسه از راه دور چیست؟
جلسات تیمی برای حفظ پویایی و مشارکت اعضای تیم ضروری است و فرقی نمی‌کند که این اعضا در کنار هم حضور داشته باشند یا خیر، اما جلسات تیمی باید برگزار شوند. به عنوان یک رهبر یا یک مدیر این وظیفه شماست که از برگزاری جلسات تیمی در مواقع نیاز اطمینان حاصل کنید و همه اعضا را به شرکت در آن تشویق کنید. اما با توجه به اینکه اعضای یک تیم دورکار نمی‌توانند در جلسات فیزیکی حضور داشته باشند، بهتر است که جلسات آنلاین و مجازی داشته باشید. در ادامه همراه باشید تا تمام آنچه که برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی نیاز دارید را به شما بگوییم.
بر اساس مطالعات کارمندان از راه دور بیشتر از کارمندان حضوری در جلسات شرکت می‌کنند. ۱۴ درصد از کارمندان دورکار در هفته در بیش از ۱۰ جلسه شرکت می‌کنند، درحالی‌که تنها ۳ درصد از کارمندان حضوری در هفته در بیش از ۱۰ جلسه حاضر می‌شوند.
جلسه از راه دور که بعنوان جلسه آنلاین و مجازی هم شناخته می‌شود، برای افرادی کاربرد دارد که در موقعیت‌های مکانی متفاوتی هستند و با کمک ویدیو کنفرانس یا تماس تلفنی آنلاین با یکدیگر صحبت می‌کنند. این جلسات از راه دور، هم برای اعضای درون سازمانی تیم و هم برای گفتگو با شرکا یا مشتریان استفاده می‌شود.
بر این اساس اتحادیه مرکزی نظارت و هماهنگی بر خود وظیفه می‌داند که ضمن برگزاری جلسات و آموزش‌های مجازی و از راه دور، برای اعضا، مدیران و همکاران محترم، همکاری و آوزشهای لازم را در راستای برگزاری این گونه جلسات با استان‌ها بعمل آورد.
ابزارهای مورد نیاز برای برگزاری جلسه آنلاین و مجازی
ابزارهای مورد نیاز برای برگزاری جلسه آنلاین و مجازی
- نرم‌افزارهای ویدیو کنفرانس
- سخت‌افزارهای ویدیو کنفرانس
- مانیتور و نمایش‌دهنده صفحه برای استفاده کنندگان از سیستمهای کامپیوتری رومیزی
- کامپیوتر رومیزی، لپ‌تاپ، تبلت و یا گوشی تلفن همراه
- وب‌کم برای مواردی که از کامپیوتر رومیزی استفاده می‌کنید و یا لپ‌تاپ شما فاقد وب‌کم است.
- اینترنت با سرعت مناسب(حداقل ۵۱۲K)
چگونه یک جلسه آنلاین و مجازی موثر داشته باشیم؟
چگونه یک جلسه آنلاین و مجازی موثر داشته باشیم؟
پیش از برگزاری جلسات:
۱. انتخاب نرم‌افزار مناسب
نرم‌افزارهای بسیاری برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی وجود دارند که بعضی از آنها رایگان و بعضی دیگر اشتراکی هستند. انتخاب نوع نرم‌افزار بستگی به عوامل مختلفی دارد از جمله تعداد و پراکندگی افراد مجموعه و شرکتها، حداکثر نفراتی که در جلسات بطور همزمان حضور دارند، نوع و محتوای جلسات، بودجه مدنظر و مواردی دیگر. ما در این‌جا از پلت‌فرم رایگانی که نرم‌افزار اسکایت در اختیار قرار می‌دهد استفاده کرده‌ایم تا اتحادیه‌ها و شرکتها بدون نیاز به صرف هزینه اضافی، امکان برگزاری جلسات را داشته باشند.
۳. انتخاب سخت‌افزار مناسب
در کنار انتخاب نرم‌افزار، شما باید سخت‌افزار مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی را هم انتخاب کنید. چرا که اتصال ضعیف و نامناسب ابزارهای صوتی و تصویری می‌تواند روی کیفیت جلسات شما اثرگذار باشد. دوربین فیلمبرداری، میکروفون، بلندگو و سایر سخت‌افزارهای لازم برای برگزاری جلسات از راه دور را باید بررسی و انتخاب کنید.
۳. دعوت از اعضای تیم برای مشارکت در جلسات آنلاین
برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسات آنلاین و از راه دور را نباید فراموش کنید. بهتر است که جلسات آنلاین و مجازی بیشتر از یک ساعت طول نکشد، نگر اینکه زمان کاری برای آن مشخص کرده باشد. بعضی شرکتها حتی روزهایی را با عنوان «امروز بدون جلسه» نام‌گذاری کرده‌اند تا افراد بیش از حد درگیر جلسات نشوند.
برگزاری جلسات زیاد می‌تواند روی میزان بهره‌وری و زمان کاری اعضای تیم تاثیر منفی بگذارد. به همین دلیل پیش از برگزاری جلسات آنلاین و مجازی، بهتر است که برنامه کاری تک‌تک اعضا را بررسی کرده و یک زمان مشخص برای جلسات تعیین کنید.
اعضای تیم شما ممکن است که در موقعیت‌های زمانی متفاوتی باشند، به همین دلیل باید بتوانید که یک زمان مشترک میان تمام اعضا پیدا کنید و برای این زمان مشترک برنامه‌ریزی کنید. فراموش نکنید که جلسات آنلاین خود را زود به پایان برسانید تا خیلی طولانی نباشد.
۴. نوشتن دستورالعمل جلسات
پیش از برگزاری جلسات آنلاین و مجازی، اهداف جلسات را مشخص کنید و دستورالعمل آن را بنویسید. در دستورالعمل جلسه، موضوع‌هایی که می‌خواهید درباره آن بحث کنید را بنویسید و پیش از برگزاری جلسه به دست اعضای تیم برسانید. به اعضای تیم زمان کافی بدهید تا موضوعات و اهداف مطرح در دستورالعمل جلسه را بررسی کنند تا بتوانند با آمادگی کافی در جلسات حاضر شوند.
۵. انتخاب تسهیلگر برای جلسات
برای جلسات خود یک فرد را به عنوان تسهیلگر انتخاب کنید. این تسهیلگر موظف است که مطمئن شود تمامی اعضای تیم در جلسه حضور داشته و فرصت یکسانی برای مشارکت دارند. یکی از مهم‌ترین چالش‌های جلسات آنلاین، در میان صحبت پریدن اعضای تیم است. تسهیلگر باید این موارد را کنترل کند و اجازه ندهد که صحبت اعضا نیمه کاره بماند.
همچنین او باید نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین و مجازی را کنترل کند و از صحت کارایی آنها اطمینان حاصل کند.
در زمان برگزاری جلسات:
۶. تعیین زمان برای آشنایی در جلسات
معمولا شناخت و مشارکت بین اعضای یک تیم دورکار به سختی پیش می‌آید و ارتباط با همکاران از چالش‌های تیم‌های دورکار است. به همین دلیل در ابتدای شروع جلسات زمان کوتاهی را تعیین کند تا افراد با یکدیگر آشنا شده و گفتگو‌های غیررسمی داشته باشند. اجازه دهید تا افراد خود را معرفی کنند و ارتباط دوستانه‌ای با همکاران دورکار خود ایجاد کنند.
۷. رعایت آداب معاشرت
اولین قانون مشارکت در جلسات از راه دور، حضور به موقع در جلسه آنلاین است. از پاسخ دادن به پیام‌ها و ایمیل‌های خود در حین برگزاری جلسات آنلاین و مجازی خودداری کنید. همزمان صحبت نکنید و اجازه دهید تا ابتدا همکارتان صحبتش تمام شود. با رعایت آداب معاشرت میتوانید بهره‌وری جلسات خود را افزایش دهید.
پس از برگزاری جلسات
۸. نوشتن صورت‌جلسه
پس از اتمام جلسه، صورت‌جلسه آن را بنویسید و تمام کارها و اهدافی که باید پیگیری شود را مشخص کنید. سپس این صورت‌جلسه را برای تمام اعضای تیم ارسال کنید و مشخص کنید که هر کس مسئول اجرای کدام وظیفه است.
۹. ارسال ویدیو ضبط شده از جلسه
اگر بعضی از اعضای تیم به هر دلیلی نتوانستند در جلسه شرکت کنند، برای آنها ویدیو یا صدای ضبط شده از جلسه را ارسال کنید و مطمئن شوید که آنها را گوش داده و فعالیت‌های خود را پیگیری می‌کنند.
راهنمای نصب و راه‌اندازی جلسات مجازی(ویدئو کنفرانس)
همکار محترم ابتدا ضروریست یکی از نسخه‌های نرم افزار اسکایپ را که مناسب سیستم شماست دانلود و طبق راهنما نصب و راه‌اندازی کنید. (راهنمای نصب و راه‌اندازی اسکایپ)
در ادامه شما امکان برگزاری یک جلسه مجازی را خواهید داشت و یا میتوانید با انتخاب آدرس الکترونیکی که همکاران برای شما پیامک و یا از طریق واتساپ یا تلگرام ارسال می‌کنند، در جلسه خاصی که توسط آنها ترتیب داده شده است، شرکت کنید.